第四步：培训和激励
制定新法规很困难
我们假设，在解决了所有这些问题之后，经理已经坚定地决定是时候制定规定了。他很疑惑：“万一其他文件中已经有这条记录了，在杂乱无章的文件中找不出来怎么办？在哪里可以找到相关流程的必要信息？
恐惧出现了，随之而来的是拖延，人们不愿意制定指令并整理知识库。
解决方案：你需要集中力量并组织知识库。最好先将已经存在的文档整理好。也许必要的规定已经写好了——你不必做双重工作。选择一个文件搜索方便的平台。如果您仍然不想做，请将此任务委托给完美主义员工。
如何通过 5 个步骤创建知识库
采取以下五个步骤，让你的员工的时间和精力集中在对公司发展真正重要的事情上：
步骤 1：明确你的目标
分析你或你的下属在工作中遇到的困难。思考一下其中哪些问题可以使用知识库来解决。这样你就会明白她的目标。例如，在入职培训上花费必要的最少的时间和精力，消除任务中的重复错误，并提高所有员工的独立性。
第 2 步：选择平台
探索流行的知识库平台选项并选择适合您需求的选项。这可以是 伊朗 whatsapp 号码数据 交互式白板、笔记管理器或者企业信息工具。最后一种选择是最简单、最方便的，因为工作沟通和所有必要的材料都集中在一个空间里。无需适应多个平台并在它们之间切换。
选择一个可以方便地组织所有材料的平台。例如，在 Confluence 中您可以创建多个页面和不同级别的子页面。 Notion 还具有许多用于创建知识库的功能。
还有一个更简单的选择：在 企业信息程序中为不同的知识库创建聊天。如果需要，员工可以将聊天添加到收藏夹并将其置于其他聊天之上，以便随时获取知识库。
步骤 3：构建信息
思考如何将所有材料分成易于理解的类别和子类别，以便搜索花费最少的时间。与您的员工交谈——也许最独立的员工已经整理出了他们自己的带有有用链接的表格。他们自己选择的结构将为你提供思考的方向。如果您发现某种方法不起作用，请不要害怕中途改变方法。
对企业来说，比没有知识库更有害的是没有人使用的知识库。如果您已经投入了时间和资源来创建它，那么就值得努力确保它能够获得回报。教育您的员工如何使用知识库以及如何使他们的工作更轻松。收集反馈并确保他们真正了解如何使用知识库。
改变习惯很难，大脑通常会选择阻力最小的路径。因此，在知识库中查找信息应该比询问你的经理更容易。
步骤 5：定期更新你的知识库
过时的规定和指示不仅仅是没有人使用的知识库，对企业的危害更大。从一开始就仔细考虑更新材料的过程。如果发现文件中有错误或缺失信息，每位员工都应该知道该联系谁。这样，您的知识库将始终保持最新，并会加快您的工作速度而不是减慢其速度。
简要介绍一下主要内容
以下三个有用的技巧可以帮助您的团队更快、更高效地工作：
认识到完善的知识库对于公司发展的价值。 47% 的员工在寻找工作所需的信息时遇到困难 - 脱颖而出，击败竞争对手。
确定知识库应该为您的公司解决哪些问题并概述其目标。选择一个能够帮助您实现目标并且方便日常使用的平台。
创建一个包含所有必要信息且结构清晰的知识库。保持最新：鼓励员工使用这些材料并提出改进建议。
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